Inventur per Barcode-Scan: ein Praxisratgeber für Läden

Warum Aufzeichnungen und Regal nicht übereinstimmen

Selbst wenn jeder Verkauf und jeder Einkauf erfasst ist, sammeln sich kleine Lücken an:

• Ein zerbrochener oder abgelaufener Artikel wird weggeworfen, ohne erfasst zu werden.
• Ein Verkauf wird beim falschen Artikel oder mit falscher Menge eingetragen.
• Ware wird für zu Hause mitgenommen oder verschenkt.
• Etwas verschwindet einfach.

Jede Lücke ist klein, aber zusammen machen sie Lagerwert, Gewinn und Nachbestellungen unzuverlässiger. Die Inventur findet sie.

1. Vor der ersten Inventur: Codes verknüpfen

Scannen funktioniert nur, wenn jeder Artikel seinen Barcode kennt. Öffnen Sie in Amunta Business einen Artikel und scannen Sie seinen Code einmal, um ihn zu verknüpfen. Derselbe Code findet den Artikel dann beim Verkauf und bei der Inventur. Artikel ohne gedruckten Barcode zählen Sie von Hand.

2. Eine Kategorie nach der anderen

Sie müssen nicht den ganzen Laden auf einmal zählen. Starten Sie eine Inventur und wählen Sie eine einzige Kategorie – Getränke, Reinigungsmittel, Ersatzteile – oder zählen Sie alles. Kleine Inventuren sind in einer ruhigen Stunde erledigt, und in ein, zwei Wochen ist der ganze Laden abgedeckt.

3. Ein Scan, ein Stück

Scannen Sie die Artikel nacheinander: Jeder Scan addiert 1 zur gezählten Menge des Artikels. Gehört ein Code zu keinem Artikel der laufenden Inventur, meldet die App das, statt ihn woanders zu zählen. Bei einem Karton mit 24 gleichen Stücken tippen Sie die Menge ein, statt 24-mal zu scannen.

4. Blindzählung, wenn jemand anderes zählt

Sieht die zählende Person den Sollbestand, ist die Versuchung groß, bei dieser Zahl aufzuhören. Schalten Sie die Blindzählung ein, um den Sollbestand auszublenden – dann zeigt die Inventur, was wirklich im Regal steht.

5. Behalten Sie den Fortschritt im Blick

Die Inventur zeigt, wie viele Artikel Sie von der Gesamtzahl gezählt haben, und Sie können nur die noch nicht gezählten anzeigen, damit nichts fehlt. Außerdem können Sie Artikel mit Bestand null ausblenden oder nur Artikel zeigen, die zuletzt vor einem bestimmten Datum gezählt wurden.

6. Prüfen Sie die Differenzen

Für jeden gezählten Artikel zeigt die App, ob er stimmt oder wie groß die Differenz ist, samt Wert von Fehl- oder Mehrbestand. Eine große Differenz ist oft ein Zählfehler und kein Verlust: Zählen Sie den Artikel noch einmal, bevor Sie weitermachen.

7. Schließen Sie erst ab, wenn Sie sicher sind

Ihr Bestand ändert sich erst, wenn Sie die Inventur abschließen. Dann wird für jeden geänderten Artikel eine Bestandskorrektur erfasst. Sie lässt sich danach nicht mehr bearbeiten – war etwas falsch, korrigiert eine neue Inventur es. Lief die Inventur schief, können Sie sie stattdessen verwerfen. Jede abgeschlossene Inventur bleibt im Inventurverlauf, sodass Sie sehen, wann jeder Teil des Ladens zuletzt geprüft wurde.

Wie oft zählen?

• Schnelldreher oder wertvolle Artikel: alle ein bis zwei Wochen.
• Alles andere: eine Kategorie nach der anderen, sodass der ganze Laden jeden Monat oder jedes Quartal abgedeckt ist.
• Immer: nach einem Lieferfehler, einem Diebstahl oder einer starken Saison.

Wenig und oft zu zählen ist leichter als eine erschöpfende Inventur im Jahr, und Probleme fallen auf, solange sie noch klein sind.