Faire l'inventaire en scannant les codes-barres : guide pratique pour les commerces

Pourquoi vos registres et vos rayons ne concordent pas

Même quand chaque vente et chaque achat est enregistré, de petits écarts s'accumulent :

• Un article cassé ou périmé est jeté sans être enregistré.
• Une vente est saisie sur le mauvais article, ou avec la mauvaise quantité.
• De la marchandise est prise pour la maison ou offerte.
• Quelque chose disparaît, tout simplement.

Chaque écart est petit, mais ensemble ils rendent moins fiables la valeur de votre stock, votre bénéfice et vos décisions de réapprovisionnement. L'inventaire sert à les trouver.

1. Avant le premier inventaire : liez les codes

Le scan ne fonctionne que si chaque article connaît son code-barres. Dans Amunta Entreprise, ouvrez un article et scannez son code une fois pour le lier. Le même code retrouve ensuite l'article à la vente comme à l'inventaire. Les articles sans code-barres imprimé se comptent à la main.

2. Une catégorie à la fois

Pas besoin de compter tout le magasin d'un coup. Lancez un inventaire et choisissez une seule catégorie — boissons, produits d'entretien, pièces détachées — ou comptez tout. Les petits inventaires se terminent facilement pendant une heure calme, et vous couvrez tout le magasin en une ou deux semaines.

3. Un scan, une pièce

Scannez les articles l'un après l'autre : chaque scan ajoute 1 à la quantité comptée de l'article. Si un code n'appartient à aucun article de l'inventaire en cours, l'application vous le signale au lieu de le compter ailleurs. Pour un carton de 24 pièces identiques, tapez la quantité au lieu de scanner 24 fois.

4. L'inventaire à l'aveugle quand quelqu'un d'autre compte

Si la personne qui compte voit la quantité attendue, elle est tentée de s'arrêter à ce chiffre. Activez l'inventaire à l'aveugle pour masquer le stock attendu : le comptage reflète alors ce qui est vraiment en rayon.

5. Suivez votre avancement

L'inventaire indique combien d'articles vous avez comptés sur le total, et vous pouvez n'afficher que les articles non comptés pour ne rien oublier. Vous pouvez aussi masquer les articles à stock nul, ou n'afficher que ceux comptés pour la dernière fois avant une date donnée.

6. Examinez les écarts

Pour chaque article compté, l'application indique s'il concorde ou quel est l'écart, avec la valeur du manque ou de l'excédent. Un gros écart est souvent une erreur de comptage plutôt qu'une perte : recomptez cet article avant d'aller plus loin.

7. Ne validez que lorsque vous êtes sûr

Rien ne change dans votre stock avant que vous validiez l'inventaire. À ce moment-là, une correction de stock est enregistrée pour chaque article modifié. Elle ne peut plus être modifiée ensuite — en cas d'erreur, un nouvel inventaire la corrige. Si l'inventaire s'est mal passé, vous pouvez l'annuler. Chaque inventaire validé reste dans l'historique des inventaires : vous savez quand chaque partie du magasin a été vérifiée pour la dernière fois.

À quelle fréquence compter ?

• Articles à forte rotation ou de valeur : toutes les une ou deux semaines.
• Le reste : une catégorie à la fois, pour couvrir tout le magasin chaque mois ou chaque trimestre.
• Toujours : après une erreur de livraison, un vol ou une saison chargée.

Compter peu mais souvent est plus facile qu'un inventaire épuisant une fois par an, et les problèmes sont repérés tant qu'ils sont encore petits.