Инвентаризация сканированием штрихкодов: практическое руководство для магазинов

Почему учёт и полка не совпадают

Даже если записана каждая продажа и каждая закупка, со временем копятся небольшие расхождения:

• Разбитый или просроченный товар выброшен без записи.
• Продажа проведена не по тому товару или не с тем количеством.
• Товар забрали домой или подарили.
• Что-то просто пропало.

Каждое расхождение невелико, но вместе они делают стоимость склада, прибыль и решения о дозаказе менее надёжными. Инвентаризация помогает их найти.

1. Перед первой инвентаризацией: привяжите коды

Сканирование работает, только если каждый товар знает свой штрихкод. В Amunta Бизнес откройте товар и один раз отсканируйте его код, чтобы привязать. После этого тот же код находит товар и при продаже, и при пересчёте. Товары без напечатанного штрихкода можно считать вручную.

2. Считайте по одной категории

Не обязательно пересчитывать весь магазин сразу. Начните инвентаризацию и выберите одну категорию — напитки, бытовую химию, запчасти — или считайте всё. Небольшие пересчёты легко закончить за спокойный час, а весь магазин охватывается за одну-две недели.

3. Один скан — одна штука

Сканируйте товары один за другим: каждый скан прибавляет 1 к посчитанному количеству товара. Если код не относится ни к одному товару текущей инвентаризации, приложение сообщит об этом, а не засчитает его куда-то ещё. Для коробки из 24 одинаковых штук введите количество вместо 24 сканирований.

4. Слепой пересчёт, когда считает другой человек

Если считающий видит ожидаемое количество, велик соблазн остановиться на этой цифре. Включите слепой пересчёт, чтобы скрыть ожидаемый остаток, — тогда пересчёт покажет, что на самом деле лежит на полке.

5. Следите за прогрессом

Инвентаризация показывает, сколько товаров вы посчитали из общего числа, и позволяет вывести только непосчитанные, чтобы ничего не пропустить. Можно также скрыть товары с нулевым остатком или показать только те, что последний раз пересчитывались до выбранной даты.

6. Проверьте расхождения

Для каждого посчитанного товара приложение показывает, совпал ли он или каково расхождение, вместе со стоимостью недостачи или излишка. Большое расхождение чаще всего ошибка счёта, а не потеря: пересчитайте этот товар, прежде чем двигаться дальше.

7. Проводите, только когда уверены

Остатки не меняются, пока вы не проведёте инвентаризацию. В этот момент по каждому изменившемуся товару записывается корректировка остатка. Её нельзя изменить потом — если что-то было не так, новая инвентаризация это исправит. Если пересчёт не удался, его можно отменить. Каждая проведённая инвентаризация остаётся в истории инвентаризаций, и вы знаете, когда каждая часть магазина проверялась в последний раз.

Как часто считать?

• Быстро продающиеся или ценные товары: раз в одну-две недели.
• Всё остальное: по одной категории, чтобы весь магазин охватывался каждый месяц или квартал.
• Всегда: после ошибки в поставке, кражи или напряжённого сезона.

Считать понемногу и часто легче, чем раз в год проводить изнурительную инвентаризацию, а проблемы находятся, пока они ещё малы.