كيف تتابع ديون الزبائن في محلّك دون دفتر ورقي

لماذا يتوقف الدفتر عن العمل؟

دفتر الديون ينجح ما دام عندك عشرة زبائن. بعدها تظهر المشكلات نفسها في كل محل تقريباً:

• المجاميع تُحسب باليد، فخطأ واحد ينتقل معك شهوراً.
• الدفعات الجزئية تُكتب في الهامش ثم تُنسى.
• زبونان باسمين متشابهين ينتهيان في الصفحة نفسها.
• حين يعترض الزبون على المبلغ، لا تملك شيئاً واضحاً تُريه إياه.
• إن ضاع الدفتر أو تلف، ضاعت الديون معه.

1. سجّل الدين لحظة البيع

أصدق سجل هو الذي يُكتب والزبون ما زال أمامك. في أمونتا أعمال اختر آجل عند إنشاء فاتورة البيع: تحمل الفاتورة البنود والكميات والأسعار، ويُضاف مبلغها إلى رصيد الزبون مباشرة. لا خطوة ثانية تنساها آخر اليوم.

2. رصيد واحد وسجل واحد لكل زبون

لكل زبون صفحته الخاصة برصيد حالي وسجل كامل: كل فاتورة، وكل دفعة، وتاريخ كل منها. بنظرة واحدة تعرف من عليه لك وكم، ومن لك عليه أيضاً، فالموردون في المكان نفسه.

3. اقبل الدفعات الجزئية دون أن تضيع

أغلب زبائن الآجل يدفعون على مراحل. سجّل كل دفعة حين تصلك، جزئية كانت أو كاملة أو حتى أكثر من الرصيد، فيتحدّث المتبقي وحده. لا شطب ولا إعادة كتابة للمجاميع بعد اليوم.

4. اتفق على جدول للمبالغ الكبيرة

في المشتريات الكبيرة بالآجل، اتفقا على الأقساط من البداية. يمكنك وضع خطة بمبالغ ومواعيد، ويذكّرك التطبيق حين يحلّ موعد الدفعة، فلا تحتاج إلى حفظ كل تاريخ بنفسك.

5. ذكّر بلطف لا بحرج

طلب المال أصعب ما في البيع بالآجل. من صفحة الزبون يمكنك إرسال رسالة جاهزة بالمبلغ المستحق: قصيرة وواضحة ومهذبة، ويرى فيها الزبون الرقم كما هو.

6. احسم الخلاف بكشف حساب

حين يقول الزبون «لقد دفعت هذا من قبل»، شارك معه كشف حسابه بصيغة PDF. فيه كل فاتورة وكل دفعة بتاريخها، فيدور الحديث حول الوقائع لا حول الذاكرة.

7. إن كان زبونك يستخدم أمونتا أيضاً

إن كان الزبون يستخدم أمونتا، يمكنك ربط محلك به عبر A-Link، فتصل فاتورتك إلى هاتفه دون أن يعيد أحد كتابتها. ومع A-Link+ تحتاج العمليات التي تُنشئ ديناً إلى موافقة الطرفين.

طريقة تبدأ بها اليوم

1. أضف زبائن الآجل الدائمين، وسجّل لكل منهم رصيده الحالي من الدفتر.
2. من الآن، اجعل كل بيع بالآجل فاتورة آجلة.
3. سجّل كل دفعة لحظة استلامها.
4. مرة في الأسبوع، انظر من عليه أكبر المبالغ وأرسل تذكيراً لمن حلّ موعده.

احتفظ بالدفتر القديم مرجعاً، لكن توقف عن الكتابة فيه. بعد أسابيع قليلة سيحمل التطبيق كل رصيد تحتاجه.