Mencatat utang pelanggan di toko Anda tanpa buku bon

Mengapa buku bon tidak lagi cukup

Buku bon berfungsi selama pelanggan Anda masih sepuluh orang. Setelah itu, masalah yang sama muncul di hampir setiap toko:

• Total dijumlahkan dengan tangan, sehingga satu kesalahan terbawa berbulan-bulan.
• Pembayaran sebagian ditulis di pinggir halaman lalu terlupa.
• Dua pelanggan dengan nama mirip berakhir di halaman yang sama.
• Saat pelanggan membantah jumlahnya, Anda tidak punya bukti yang jelas.
• Jika buku hilang atau rusak, utangnya ikut hilang.

1. Catat utang saat penjualan terjadi

Catatan paling andal dibuat saat pelanggan masih di depan kasir. Di Amunta Bisnis, pilih kredit saat membuat faktur penjualan: faktur mencantumkan barang, jumlah, dan harga, dan totalnya langsung masuk ke saldo pelanggan itu. Tidak ada langkah kedua yang bisa terlupa di akhir hari.

2. Satu saldo dan satu riwayat per pelanggan

Setiap pelanggan punya halaman sendiri dengan saldo terkini dan riwayat lengkap: setiap faktur, setiap pembayaran, dan tanggalnya. Sekilas Anda tahu siapa berutang kepada Anda dan berapa — juga kepada siapa Anda berutang, karena pemasok ada di tempat yang sama.

3. Terima pembayaran sebagian tanpa kehilangan jejak

Kebanyakan pelanggan kredit membayar sedikit demi sedikit. Catat setiap pembayaran saat diterima — sebagian, lunas, atau bahkan lebih dari saldonya — dan sisanya diperbarui otomatis. Tidak perlu lagi mencoret dan menulis ulang total.

4. Sepakati jadwal untuk jumlah besar

Untuk pembelian besar secara kredit, sepakati cicilannya sejak awal. Anda bisa membuat rencana dengan jumlah dan tanggal, dan aplikasi mengingatkan Anda saat pembayaran jatuh tempo, jadi Anda tidak perlu mengingat setiap tanggal sendiri.

5. Ingatkan dengan sopan, tanpa sungkan

Meminta uang adalah bagian tersulit dari menjual secara kredit. Dari halaman pelanggan, Anda bisa mengirim pesan siap pakai berisi jumlah yang harus dibayar. Singkat, jelas, dan sopan — dan pelanggan melihat angkanya dengan tepat.

6. Selesaikan perselisihan dengan laporan rekening

Saat pelanggan berkata «itu sudah saya bayar», bagikan laporan rekeningnya dalam bentuk PDF. Isinya setiap faktur dan setiap pembayaran beserta tanggalnya, sehingga pembicaraan berdasarkan fakta, bukan ingatan.

7. Jika pelanggan Anda juga memakai Amunta

Jika pelanggan juga memakai Amunta, Anda bisa menautkan toko Anda dengannya melalui A-Link. Faktur Anda lalu sampai ke ponselnya tanpa perlu diketik ulang. Dengan A-Link+, transaksi yang menimbulkan utang memerlukan persetujuan kedua belah pihak.

Rutinitas yang bisa dimulai hari ini

1. Tambahkan pelanggan kredit tetap Anda, dengan saldo terkini dari buku bon.
2. Mulai sekarang, buat setiap penjualan kredit sebagai faktur kredit.
3. Catat setiap pembayaran begitu Anda menerimanya.
4. Seminggu sekali, lihat siapa yang utangnya paling besar dan kirim pengingat bila sudah waktunya.

Simpan buku bon lama sebagai rujukan, tetapi berhentilah menulis di sana. Dalam beberapa minggu, aplikasi akan memuat setiap saldo yang Anda butuhkan.