Anschreiben im Laden ohne Notizbuch: Kundenschulden im Griff

Warum das Notizbuch irgendwann nicht mehr reicht

Ein Schuldenbuch funktioniert, solange Sie zehn Kunden haben. Danach tauchen in fast jedem Laden dieselben Probleme auf:

• Summen werden von Hand gebildet – ein einziger Fehler wird monatelang weitergetragen.
• Teilzahlungen landen am Rand und werden vergessen.
• Zwei Kunden mit ähnlichen Namen stehen auf derselben Seite.
• Bestreitet ein Kunde den Betrag, haben Sie nichts Klares vorzuzeigen.
• Geht das Buch verloren oder wird beschädigt, sind die Schulden mit ihm weg.

1. Erfassen Sie die Schuld beim Verkauf

Die verlässlichste Aufzeichnung entsteht, solange der Kunde noch an der Theke steht. Wählen Sie in Amunta Business beim Erstellen der Verkaufsrechnung auf Rechnung: Die Rechnung listet Artikel, Mengen und Preise, und ihr Betrag geht direkt auf den Saldo dieses Kunden. Kein zweiter Schritt, den man abends vergisst.

2. Ein Saldo und ein Verlauf pro Kunde

Jeder Kunde hat eine eigene Seite mit aktuellem Saldo und vollständigem Verlauf: jede Rechnung, jede Zahlung und jeweils das Datum. Auf einen Blick sehen Sie, wer Ihnen wie viel schuldet – und wem Sie etwas schulden, denn Lieferanten stehen am selben Ort.

3. Teilzahlungen annehmen, ohne den Überblick zu verlieren

Die meisten Kunden zahlen in Raten. Erfassen Sie jede Zahlung beim Eingang – teilweise, vollständig oder sogar mehr als der Saldo –, und der Restbetrag aktualisiert sich von selbst. Schluss mit Durchstreichen und Neuschreiben.

4. Vereinbaren Sie einen Plan für größere Beträge

Bei einem großen Kauf auf Rechnung vereinbaren Sie die Raten gleich zu Beginn. Sie können einen Plan mit Beträgen und Fälligkeiten anlegen, und die App erinnert Sie, wenn eine Zahlung fällig ist – Sie müssen sich nicht jedes Datum selbst merken.

5. Höflich erinnern, nicht peinlich

Nach Geld zu fragen ist das Schwerste am Anschreiben. Von der Seite des Kunden aus können Sie eine fertige Nachricht mit dem offenen Betrag senden. Kurz, klar und höflich – und der Kunde sieht genau die Zahl.

6. Streit mit einem Kontoauszug klären

Sagt ein Kunde „Das habe ich schon bezahlt“, teilen Sie seinen Kontoauszug als PDF. Er listet jede Rechnung und jede Zahlung mit Datum, und das Gespräch dreht sich um Fakten statt um Erinnerungen.

7. Wenn Ihr Kunde auch Amunta nutzt

Nutzt der Kunde ebenfalls Amunta, können Sie Ihren Laden über A-Link mit ihm verbinden. Ihre Rechnung kommt dann auf seinem Telefon an, ohne dass jemand sie abtippt. Mit A-Link+ braucht ein Vorgang, der eine Schuld begründet, die Zustimmung beider Seiten.

Eine Routine für heute

1. Legen Sie Ihre Stammkunden mit Anschreiben an, mit ihrem aktuellen Saldo aus dem Notizbuch.
2. Erfassen Sie ab jetzt jeden Verkauf zum Anschreiben als Verkaufsrechnung „auf Rechnung“.
3. Erfassen Sie jede Zahlung, sobald Sie sie erhalten.
4. Schauen Sie einmal pro Woche, wer am meisten schuldet, und erinnern Sie, wo es fällig ist.

Behalten Sie das alte Notizbuch als Nachschlagewerk, aber schreiben Sie nicht mehr hinein. Nach ein paar Wochen enthält die App jeden Saldo, den Sie brauchen.